Pressemitteilungen verfassen und senden

Warum eine Pressemitteilung?

Offizielle Presseinformationen im Namen des Vereins sind ein wichtiges Instrument um ...

  • unser Anliegen und unsere Aktivitäten bekannt zu machen,
  • Besucher für Veranstaltungen zu gewinnen,
  • Mitmacher und Unterstützer zu gewinnen, 
  • Förderern unsere Arbeit nachzuweisen.

Bluepingu verwaltet dazu einen Presseverteiler mit E-Mail-Adressen von regionalen Medienvertretern, Bloggern, Institutionen, kommunalen Stellen und politischen Akteuren.

Drei Schritte zur Bluepingu-Pressemitteilung

1. Texten, Material sammeln, Ansprechpartner bestimmen

durch Aktive der Projektgruppe

2. In TYPO3 für Website erfassen und veröffentlichen

durch das Redaktionsteam oder den/die Verantwortliche/n für Öffentlichkeitsarbeit eines Projekts

3. E-Mail generieren und in MailWizz an den Presseverteiler versenden

durch das Redaktionsteam

Presseinformation texten

(Eigenarbeit durch Aktive)

Um eine Veröffentlichung im Bluepingu-Presseportal zu ermöglichen, benötigt deine Pressemitteilung einen bestimmten Aufbau.

Die folgenden Abschnitte, Bereiche, Anlagen sollten vorhanden sein:

  • Überschrift: 
    Bitte so knapp, prägnant und allgemein verständlich wie möglich formulieren!
  • Unterüberschrift: 
    Raum einen weiteren wichtigen Fakt oder für Datums-, Zeit- oder Ortsangaben (bei Einladungen oder Veranstaltungen)
  • Einleitung = Zusammenfassung: 
    • Wichtigster Textabschnitt, der die wichtigsten Inhalte des folgenden Textes zusammenfassen und vorwegnehmen muss!
    • Möglichst keine Informationen aus den Überschriften wiederholen.
    • Länge mindest 300, maximum 750 Zeichen (inkl. Leer- und Satzzeichen.)
    • Erscheint in der Listenansicht des Bluepingu-Presseportals und im E-Mail-Text an die Pressevertreter.
  • Weiterer Pressetext: 
    • Erscheint auf der Detailseite im Bluepingu-Presseportal und in der PDF-Version.
    • Bitte durch Absätze sinnvoll gliedern.. 
    • Bitte keine Textauszeichnungen (Fettstellung, Versalien/Großschreibung) verwenden. 
    • Theoretisch ohne Längenbeschränkung
Tipps zum Texten:
  • Es ist gleich, in welcher Software ihr die textlichen Informationen zusammenstellt. Von der IT-AG empfohlene Tools gibt's hier.
  • Ihr müsst euch nicht um Layout und Gestaltung kümmern – es zählt nur der textliche Inhalt!
  • Schreibt aus der Sicht des Vereins Bluepingu e.V., vermeidet Sprünge zwischen erster und dritter Person (wir ..., / der Verein ...)
  • Ein wörtliches Zitat eines namentlich genannten Aktiven ist ein nützliches Stilmittel, das Medienvertetern die Arbeit erleichtert und Interview-Arbeit spart.
  • Bitte integriert keine Web-Links in den Text, diese folgen gesammelt im Anhang).
  • Bitte recherchiert sorgfältig die genauen Namen bzw. Bezeichnungen von Personen, Institutionen, Firmen und Orten, die ihr im Text nennt.

Persönliche/n Ansprechpartner bestimmen

Für jede Presseinformation muss mindestens ein persönlicher Ansprechpartner für Presse- und Interview-Anfragen benannt werden, der bei Rückfragen inhaltlich Auskunft geben kann und evtl. für Interviews zur Verfügung steht.

Diese Kontaktdaten werden genannt:

  • Vorname (oder 1. Buchstabe des Vornamens)
  • Nachname
  • Aufgabe bei Bluepingu ("Vorstand", Projektleiter", "Aktivist Projekt X" etc.)
  • E-Mail-Adresse mit Bluepingu-Domain: 
    möglichst die persönliche Bluepingu-Adresse, alternativ eine allgemeine Bluepingu-Adresse (z.B info@) nach vorheriger Absprache
  • Telefonnummer: 
    bitte Erreichbarkeit bis einige Tage nach dem Versand bzw. bis zum beworbenen Termin sicherstellen

Bei Kooperationsprojekten ist auch die Nennung von Ansprechpartnern von Partnerorganisationen oder Förderern möglich.

Zusatzmaterial sammeln

Zusätzliche Materialien (insbesondere zur Veröffentlichung geeignete Bilder) können die Wahrscheinlichkeit einer Presseveröffentlichung stark erhöhen. Sie erscheinen in der rechten Randspalte der Bluepingu-Pressemitteilung.

Diese zusätzlichen Materialien sind  zur Ergänzung des Pressetextes möglich und empfehlenswert:

  • Logo/s des/der beteiligten Bluepingu-Projekte
    normalerweise im Redaktionssystem vorhanden
  • Logos von Partnern, Förderern etc.
    oft im Redaktionssystem vorhanden; Förderer verlangen häufig ihre Nennung in Pressemitteilungen
  • Web-Links mit weiterführenden Informationen 
    z.B. zu Online-Artikeln, Websites von Bluepingu-Projekten und Partnern, zur Online-Veranstaltungsanmeldung, zu Anmelde- oder Teilnahmeformularen (PDFs), zu Veranstaltungsplakaten oder -Flyern (PDF), zu Online Bildergalerien etc.
  • Zur Veröffentlichung geeignete Bilder / Illustrationen:
    • Voraussetzung 1: Bildautor = Fotograf oder Illustrator hat seine Erlaubnis zur Veröffentlichung erteilt
    • Voraussetzung 2: Alle abgebildeten Personen haben ihr Einverständnis zur Veröffentlichung des Bildes gegeben. (bei Kindern Einverständnis eines Erziehungsberechtigten). 
    • Für jedes Bild bitte den vollständigen Namen des Bildautors und eine Bilunterschrift mitliefern.

Bei einer Vielzahl von Links und Dateien kann eine "Digitale Pressemappe" in Form eines freigegebenen Nextcloud-Ordners angelegt werden, der alle Dateien, Bilder und Links enthält und unter "Links und Download" verlinkt wird.

Im Bluepingu Online-Presseportal veröffentlichen

Die Online-Erfassung für die Wiedergabe deiner Pressemitteilung im Bluepingu-Presseportal muss durch die Bluepingu-Online-Redaktion erfolgen.  

Bitte sendet dazu Folgendes an redaktion(at)bluepingu.de:

  • Vollständig getextete Pressemitteilung
  • Daten des/der Ansprechpartner/s
  • Zusatzmaterialien wie Links, Dokumente, Bilder, Veranstaltungsplakat/-Flyer 

Bitte legt außerdem im Nextcloud-Kalender "Büro" einen Termin "Veröffentlichung Pressemitteilung" am gewünschten Datum des Versandes an. Bitte berücksichtigt ausreichend zeitlichen Vorlauf!

Die Generierung einer PDF-Datei der Pressemitteilung erfolgt direkt von der fertigen Detail-Seite der Pressemitteilung aus per Druckfunktion des Browsers.

Als E-Mail-Newsletter versenden

(durch das Redaktionsteam)

Das Redaktionsteam bereitet eine immer gleich gestaltete E-Mail vor, die Überschriften, Einleitung, die Daten des Ansprechpartners und Links zur Webversion der Pressemitteilung im Presseportal und zu einer PDF-Version enthält. 

Die Mail wird dann zum vereinbarten Zeitpunkt an den Bluepingu-Presseverteiler versendet. Auch ein automatischer Versand zu einem vorgeplanten Zeitpunkt ist möglich.