FAQ
Belege / Dokumente scannen: Welche Hardware und Software soll nutzen?
- Sollte dir ein Einzugsscanner zur Verfügung stehen, ist das die beste und schnellste Scan-Möglichkeit für Zahlungsbelege. Im Bluepingu-Büro steht auch ein Einzugsscanner (Fujitsu) zur Verfügung.
- Ein DIN A4 Flachbettscanner (z.B. für Fotos) kann natürlich ebenso benutzt werden: Scanne Belege am besten in der Auflösung 300 dpi.
Auch Smartphones und Tablets bieten eine schnelle Möglichkeit Belege zu digitalisieren, indem man sie abfotografiert. Spezielle Scan-Apps unterstützen zudem bei der Beseitigung von Verzerrungen und stellen die Helligkeit von Papier automatisch richtig ein. Allerdings haben viele kostenlose-Scan-Apps ein Datenschutz-Problem: Sie laden die fotografierten Belege häufig auf einen Server des Anbieters hoch. Vertrauliche Belege (z.B. private Rechnungen aus dem Gesundheitssektor) werden dann zusammen mit deinen Nutzerdaten an Werbenetzwerke verkauft.
- Unter iOS kannst du entweder die mitgelieferte App "Dateien" oder die Nextcloud-App verwenden, sofern du sie sowieso schon installiert hast. (...-Buuton bzw. Plus-Button / Dokument scannen).
Mit der Dateien-App kannst du die gescannten Belege direkt auf deinem Gerät speichern.
Die Nextcloud-App nutzt zur Speicherung automatisch die Bluepingu-Cloud - z.B. deinen Ordner _PrivateDaten oder deinen Projektordner. Zur Nutzung unseres Web-Upload-Formulars für Rechnungen musst du die gescannten Dateien kurz auf deinen Rechner kopieren oder in der Nextcloud-App zum lokalen Download markieren. - Unter Android hat die Nextcloud-App im Moment leider keine Scanfunktion.
Wir empfehlen die folgenden datenschutzkonformen und trackingfreien Apps:
Mitgliedschaft / Spenden: Erhalte ich eine Spendenquittung?
- Bei einer jährlichen Spendensumme bis 300 € (inkl. eventuelle Mitgliedsbeiträge) genügt gegenüber dem Finanzamt ein Kontoauszug als Nachweis (§ 50 Abs. 2 Nr. 2 Buchst. b EStDV). Bis 31.12.2020 lag die Grenze noch bei 200 €.
- Bei Beiträgen ab 300 € stellt dir Bluepingu e.V. eine Spendenbescheinigung aus. Darauf sind deine Spenden eines Kalenderjahres aufgeführt. Die Jahresbescheigung wird dir automatisch im ersten Vierteljahr des folgenden Jahres zugesendet.
Infonet: Wo erscheint mein Profilbild?
Dein Profilbild erscheint auf der öffentlichen Website, wenn ein Inhaltselement ausdrücklich mit deinem Namen gekennzeichnet ist.
Das ist möglich für:
- News-Artikel
- Pressemitteilungen
- Listen mit Personen bei Bluepingu
Wenn du dein Profilbild änderst oder löschst, werden automatisch alle Vorkommen in der öffentlichen Website geändert.
Infonet: Wie habe ich mein Passwort erhalten?
Für Aktive mit Bluepingu-Zugang:
- Das Passwort hast du als Bluepingu-Erstpasswort zu Beginn deiner Aktivität oder Mitgliedschaft per SMS erhalten.
Für registrierte externe Benutzer (z.B. für Mitmach-Guide)
- Das Passwort hast du bei der Registrierung bestimmt.
Infonet: Wie finde ich meinen Benutzernamen?
Für Aktive mit Bluepingu-Zugang:
- Der Benutzername entspricht dem Benutzernamen deines Cloud-Zugangs.
Für registrierte externe Benutzer (z.B. für Mitmach-Guide)
- Der Benutzername entspricht der E-Mail-Adresse, die du bei der Registrierung angegebne hast.
Kalender: Kann ich die Bluepingu-Cloud auch für private Termine nutzen?
Nein!
Bitte trage keine privaten Termine in Bluepingu-Gruppenkalender ein und lege keine eigenen Kalender für private Termine an.
E-Mail-Verteiler: Wie lege ich einen neuen Verteiler an?
- Einen E-Mail-Verteiler unter der Domain bluepingu.net bzw. .de kann nur die IT-AG anlegen.
- Sollte dein Projekt eine eigene Domain besitzen findest du im Passworttresor deines Projekts einen Eintrag mit Webhosting. Wenn du dich mit diesen Zugangsdaten anmeldest, hast du die Möglichkeit selbst neue E-Mail-Verteiler anzulegen.
Wie ist die Telefonnummer für Bluepingu-Telefonkonferenzen?
0911 3475792
Es können sich max. 10 Personen (mit Jitsi nur 9) gleichzeitig einwählen.
Wo finde ich mein Bluepingu-Erstpasswort?
Zu welchen Zeiten ist das Bluepingu-Büro besetzt?
Montag 9 bis 14 Uhr
Donnerstag 14 bis 17 Uhr
Nextcloud Talk: Wie können Leute mitmachen, die keinen Nextcloud-Account haben?
Wenn man eine neue Gruppenunterhaltung (über + links oben) erstellt, kannst man im 1. Schritt "Gästen die Teilnahme per Link erlauben" anklicken.
- Bei einer bestehenden Unterhaltung kann diese Einstellung nachträglich aktivieren werden über die 3 Punkte ... rechts oben "Link teilen".
- Den Link erhältst man über die Option "Link kopieren" oder einfach über die Adresszeile des Browsers
- Wenn Gäste (= ohne Nextcloud-Login) erlaubt sind, führt der Link zu einer minimalen Version des Chats ohne Nextcloud-Menüs. Der Teilnehmer sollte seinen Namen rechts oben manuell eingeben, damit klar ist, wer von mehreren Gastbenutzern schreibt.
- Wenn die beschriebene Gastoption für die Unterhaltung NICHT gewählt ist, kann man den Link auch weitergeben - man muss ich aber erst einloggen, um sie zu sehen.
- Gastbenutzer sind nicht bei 1:1-Unterhaltungen (erstellbar über die Benutzerliste) möglich.
Jitsi: Wie lege ich ein neues Meeting an?
Das musst du gar nicht!
Im Gegensatz zu anderen Videokonferenz-Lösungen, die Metadaten speichern oder Kosten abrechnen müssen, braucht ein Jitsi-Meeting keinerlei Vorbereitung in der App selbst!
Das einzige was du tun musst ist, einen Meeting-Namen zu bestimmen. Z.B.: Projektbesprechung-749. Diesen Meetingnamen kannst du den Teilnehmern z.B. per Messenger oder E-Mail zusammen mit dem Link des Bluepingu Konferenz-Servers (siehe oben) mitteilen.
Alternativ kannst du die URL des Servers und den Meetingnamen zu einer Direkt-URL zusammenführen: Z.B.:
Mitgliedschaft: Muss ich Mitglied im Verein werden, um bei einem Bluepingu-Projekt mitzumachen?
Nein, nicht nötig! Der Unterschied zwischen Aktivisten (Menschen, die bei Bluepingu aktiv sind) ohne Mitgliedschaft und Aktivisten, die "ordentliche" aktive Vereinsmitglieder sind ist:
- Aktive Mitglieder sind versichert, wenn sie im Rahmen ihrer ehrenamtlichen freiwilligen Tätigkeit Personen- oder Sachschäden verursachen. Eigenschäden sind nicht versichert.
- Aktive Mitglieder haben ein Stimmrecht auf der Mitgliederversammlung.
- Mitglieder unterstützten Bluepingu finanziell durch ihren Mitgliedsbeitrag.
Belege / Dokumente scannen: Welches Dateiformat soll ich nutzen?
Bitte lade ausschließlich PDF-Dateien hoch!
Die meisten Scanner-Apps können direkt PDFs speichern. Bildformate wie JPG machen uns zusätzliche Arbeit bei der Datenverarbeitung.
Rechnung: Muss ich jede Rechnung einzeln abschicken?
Ja, bitte!
Jede extra Rechnung muss von uns auch extra verbucht werden.
Rechnung: Kann ich auch Belege einreichen, auf denen zusätzlich private Einkäufe stehen?
Nein!
Gemischte Einkäufe für private Zwecke und Vereinszwecke können leider nicht angenommen und erstattet werden. Bitte achtet schon beim Einkauf auf die Trennung. Den Händlern macht es nichts aus, wenn ihr zwei separate Einkäufe zahlt.
Rechnung: Muss ich die Thermobelege ( = Kassenzettel) kopieren?
Ja, unbedingt!
Thermopapier verbleicht unter Umständen innerhalb weniger Monate und wird unleserlich, Buchhaltungsbelege müssen aber laut gesetzlichen Vorgaben 10 Jahre von uns aufbewahrt werden.
Klebe die Originale am Besten mit einem Klebestrich direkt auf die Kopie (bitte nicht tackern / heften !).
Rechnung: Muss ich die Originale von Papierrechnungen noch ins Bluepingu-Büro geben?
Ja, das ist im Moment noch notwendig!
Die Belege werden in unserer Buchhaltung in Papierform abgelegt.
Rechnung: An wen soll/muss die Rechnung adressiert sein?
Alle Rechnungen sollten möglichst an folgende Adresse addressiert sein:
Bluepingu e.V.
<möglichst Projektname>
Königstraße 64
90402 Nürnberg
Der Projektname und/oder Kostenträger kann vom Rechnungssteller auch als Bestellzeichen oder Ähnliches vermerkt werden.
Bar-Quittungen benötigen keine Empfängeradresse.
Rechnung: Mein Projekt ist im Auswahlmenü nicht aufgeführt.
Bitte wähle "Bluepingu allgemein 001" und vermerke dein Projekt unter "Zweck der Ausgabe".
Mitgliedschaft: Wo finde ich die aktuelle Satzung des Vereins?
Die Vereinssatzung wurde 2021 neu verfasst und in der Mitgliederversammlung vom 28.10.2021 beschlossen.
Du findest sie hier:
Fördermitgliedschaft: Muss ich ehrenamtlich tätig sein?
Nein!
Im Gegensatz zu einem ordentlichen und aktiven Mitglied brauchst du als Fördermitglied nicht ehrenamtlich bei Bluepingu mitarbeiten, hast aber auch weniger Mitbestimmungsrechte.
Falls du aber doch aktiv mitmachen möchtest, kannst du jederzeit zur aktiven Mitgliedschaft wechseln.
Mitgliedschaft: Wie kann ich wieder kündigen?
Um deine Mitgliedschaft im folgenden Jahr nicht fortzusetzen, muss die Kündigung deiner Mitgliedschaft spätestens am letzten Tag des laufenden Jahres in Textform (das heißt schriftlich oder per E-Mail an vorstand(at)bluepingu(.)de) eingehen.
Bei vorzeitiger Kündigung besteht kein Anspruch auf anteilige Rückerstattung des schon gezahlten Jahresbeitrags.
Mitgliedschaft: Wie hoch ist der Beitrag?
- Der Mitgliedsbeitrag für eine ordentliche Mitgliedschaft (für Aktive) beträgt 50,00 € bis 100,00 € pro Jahr. Der exakte Betrag kann für das kommende Beitragsjahr selbst festgelegt werden.
- Für Personen mit eingeschränkter finanzieller Leistungskraft ist eine Reduzierung auf 36,00 € auf Antrag (z.B. per Antragsformular oder E-Mail an vorstand@bluepingu.de) möglich.
- Der Mindest-Mitgliedsbeitrag für eine Fördermitgliedschaft beträgt 100 € im Jahr.
Die gesamte Beitragsordnung des Vereins findest Du hier:
Diese FAQs sind noch im Aufbau und werden laufend ergänzt.