Bluepingu IT-AG

Seit Anfang 2020 sind wir – die IT-AG – von Bluepingu dabei, unsere IT-Systeme auf Vordermann zu bringen.

Dabei haben wir drei Schwerpunkte:

  • Konsequente Bevorzugung freier und OpenSource-Software (FOSS), wo immer möglich:
    Auch IT muss nachhaltig sein!
  • Digitalisierung unserer internen Vereinsabläufe hin zu Self-Service unter Reduzierung des E-Mail-Aufkommens:
    Weniger Administrationsarbeit, mehr Projektarbeit für unsere Sache!
  • Professionalisierung unserer Öffentlichkeitsarbeit: 
    Bluepingu muss in der Öffentlichkeit sichtbarer werden!

Häufige IT-Fragen

E-Mail-Verteiler: Wer erscheint als Absender?

Wenn du an einen Verteiler schreibst, bist für die Empfänger der E-Mail (die Verteilermitglieder) DU selbst der Absender. Die ursprüngliche Absender-Adresse deiner Nachricht bleibt also erhalten und wird beim Verteilen nicht durch die Verteileradresse ersetzt. Jeder Verteilerempfänger kann dir direkt antworten.

OnlyOffice: Wie startet man den Doc Server ohne Datenverlust neu?

Für Administratoren:

  • Login mit SSH-Schlüssel per Terminal
  • OnlyOffice auber beenden und Prozesse neu starten mit:
documentserver-prepare4shutdown.sh
sudo supervisorctl restart all

OnlyOffice: Kann ich es auch auf meinem Computer installieren?

Ja!
Von OnlyOffice gibt es auch eine kostenlose Desktop-Version für Windows, MacOS und Linux. Über den Link oben kannst du eine installierbare Version namens OnlyOffice Desktop Editor für dein jeweiliges Betriebssystem herunterladen.

Auch in der Desktop-Version kannst du direkt auf Dateien in der Bluepingu Nextcloud zugreifen, sofern du in OnlyOffice Desktop deine Zugangsdaten zur Bluepingu-Cloud hinterlegst.

Natürlich kannst du OnlyOffice Desktop auch ohne Cloud nutzen und Dokumente lokal auf deinem Computer speichern.

Warum nutzt Bluepingu nicht LibreOffice?

LibreOffice ist ebenso wie OnlyOffice ein freies Office-Paket, bietet auch eine in Nextcloud integrierbare Version und ist zudem weiter verbreitet als OnlyOffice.Es wäre also durchaus eine sehr gute Wahl.

Wir haben uns für OnlyOffice entschieden, weil es standardmäßig die Dateiformate von Microsoft Office nutzt und so Benutzer, die sowieso Microsoft Office auf ihrem Rechner installiert haben, Dokumente ohne Formatkonvertierung bearbeiten können. LibreOffice hingegen nutzt andere Dateiformate (.odt, .ods, .odp), die man beim Datenaustausch jedes mal importieren und exportieren muss. 

Zusätzlich finden wir die Benutzeroberfläche der Cloud-Version von OnlyOffice übersichtlicher und schöner als die von LibreOffice.

Warum nutzt Bluepingu nicht Microsoft Office bzw. Microsoft 365?

Bluepingu nutzt und empfiehlt generell aus ideellen und datenschutzrechtlichen Gründen nur freie und Open Source-Software (FOSS).

Bei Microsoft Office würden außerdem noch Lizenzkosten und ein Aufwand zur Verwaltung der Lizenzen hinzu kommen. Zudem ist die Integration in unsere Cloud-Umgebung Nextcloud nicht möglich, weil Microsoft nur die Nutzung seiner eigene Cloudlösung erlaubt.

Das von uns empfohlene Office-Paket OnlyOffice nutzt jedoch standardmäßig das selbe Dateiformat wie Microsoft Office, so dass keine Konvertierung nötig ist.

OnlyOffice: Hilfe - mein Microsoft Office-Dokument sieht in OnlyOffice anders aus!

OnlyOffice nutzt zwar das selbe Dateiformat wie Microsoft, unterstützt aber nicht alle Spezialfunktionen von Microsoft Office.

Falls im fraglichen Dokument also spezielle Funktionen wie Pivot-Tabellen, VBA-Makros oder bestimmte Übergangseffekte in Präsentationen verwendet werden, werden diese beim Öffnen in OnlyOffice nicht übernommen. Die grundlegendste Funktion, die OnlyOffice nicht unterstützt ist Silbentrennung.

Um ein Microsoft-Dokument eins zu eins in OnlyOffice zu übernehmen, müssen außerdem alle Schriftarten (Fonts) des ursprünglichen Dokuments auf unserem OnlyOffice-Server installiert sein. Das Fehlen der richtigen Fonts ist die häufigste Ursache für Darstellungsfehler.

OnlyOffice: Wo sind Blocksatz und Silbentrennung?

OnlyOffice unterstützt leider keinen Blocksatz und keine Silbentrennung! 
Dokumente aus anderen Office-Anwendungen mit Blocksatz werden beim Öffnen auf linksbündigen Satz umgestellt, Trennungen verschwinden und der Text umbricht anders. Es gibt keinen Workaround. Verwende stattdessen normalen Flattersatz und versuche sehr lange Wörter in schmalen Spalten zu vermeiden bzw. mit Bindestrichen zu umgehen.

OnlyOffice: Mir fehlt eine bestimmte Schriftart!

Auf dem Bluepingu OnlyOffice-Server sind die weltweit am weitesten verbreitetsten Schriftarten (z.B. Arial, Verdana oder Times New Roman) installiert.

Darüber hinaus stehen einige Schriftarten zur Verfügung, die speziell Bluepingu und seine Projekte für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet (z.B. Open Sans).

Möchtest du eine andere Schriftart verwenden, die im Schriftmenü nicht vorhanden ist, kannst du auf OnlyOffice Desktop ausweichen. Hier kannst du alle auf deinem Computer installierten Fonts nutzen. Wenn du dein Dokument nur gedruckt oder im PDF-Format teilst, brauchen die Schriftarten beim Adressaten nicht vorhanden zu sein.

In Ausnahmefällen kann eine Schriftart auch auf unserem OnlyOffice-Server nachinstalliert werden. Wende dich an die Bluepingu IT-AG. Die Schriftart muss unter einer freien Lizenz stehen.

OnlyOffice: Kann ich es auch auf meinem Mobiltelefon nutzen?

Ja!
Von OnlyOffice gibt es auch eine kostenlose Mobilversion für Mobiltelefone und Tablets. Der Download ist über die bekannten AppStores von Apple und Google möglich.

Der Anbieter von OnlyOffice garantiert jedoch nicht, dass die Mobilanwendungen auf Dauer kostenlos und uneingeschränkt nutzbar sind.

OnlyOffice: Wieviele Benutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten?

Die OpenSource-Version unseres Office-Servers erlaubt maximal 20 gleichzeitige Benutzer. Ein zusätzlicher beschränkender Faktor ist die Serverleistung, so dass die wirkliche Anzahl an Benutzern je nach Aktivität unter 20 liegen kann.

Ein OnlyOfiice-Textdokument ist also z.B. nicht als gemeinsames Dokument für größere Meetings geeignet. Hier empfielt sich Etherpad.

E-Mail-Verteiler: Wie lege ich einen neuen Verteiler an?

  • Einen E-Mail-Verteiler unter der Domain bluepingu.net bzw. .de kann nur die IT-AG anlegen.
  • Sollte dein Projekt eine eigene Domain besitzen findest du im Passworttresor deines Projekts einen Eintrag mit Webhosting. Wenn du dich mit diesen Zugangsdaten anmeldest, hast du die Möglichkeit selbst neue E-Mail-Verteiler anzulegen.

Nextcloud Talk: Wie können Leute mitmachen, die keinen Nextcloud-Account haben?

Wenn man eine neue Gruppenunterhaltung (über + links oben) erstellt, kannst man im 1. Schritt  "Gästen die Teilnahme per Link erlauben" anklicken.

  • Bei einer bestehenden Unterhaltung kann diese Einstellung nachträglich aktivieren werden über die 3 Punkte ... rechts oben "Link teilen".
  • Den Link erhältst man über die Option "Link kopieren" oder einfach über die Adresszeile des Browsers
  • Wenn Gäste (= ohne Nextcloud-Login) erlaubt sind, führt der Link zu einer minimalen Version des Chats ohne Nextcloud-Menüs. Der Teilnehmer sollte seinen Namen rechts oben manuell eingeben, damit klar ist, wer von mehreren Gastbenutzern schreibt.
  • Wenn die beschriebene Gastoption für die Unterhaltung NICHT gewählt ist, kann man den Link auch weitergeben - man muss ich aber erst einloggen, um sie zu sehen.
  • Gastbenutzer sind nicht bei 1:1-Unterhaltungen (erstellbar über die Benutzerliste) möglich.

E-Mail-Verteiler: Wie landet ein Abonnent in der Blacklist?

Abonnenten, deren E-Mail-Adresse beim Versand eine Fehlermeldung erzeugen, weil die E-Mail-Adresse nicht erreichbar war (ein sogenannter Bounce), werden von MailWizz automatisch in die Blacklist verschoben. An diese E-Mail-Adressen werden zukünftig keine Mails mehr versendet. Die Blacklist gilt übergreifend für alle Listen.

Für die Nichterreichbarkeit der E-Mail-Adresse kennt MailWizz zwei Stufen:

  • Hard Bounce: Der Ziel-Mailserver meldet: "Die Adresse existiert nicht mehr." Bewirkt sofortige Verschiebung in die Blacklist.
  • Soft Bounce: Der Ziel-Mailserver meldet z.B. "Die Mailbox ist voll." Verschiebung in die Blacklist beim 5. Bounce in Folge.

MailWizz: Update per Kommandozeile

  • Zuerst im Backend als Administrator unter Preferences / Common Site-Status auf offline stellen
  • Dann auf der Kommandozeile im Verzeichnis ~/html/mailwizz:
php_cli -q apps/console/console.php auto-update --verbose=1
  • Site-Status zurück auf online stellen

Kalender: Wie lösche ich einen Termin?

  • Klicke in einer der Kalender-Ansichten auf den zu löschenden Termin, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen.
  • Klicke auf die 3 Punkte rechts neben dem Titel.
  • Wähle im Drop-Down-Menü Löschen

Kalender: Wenn ich Teilnehmer einlade, werden keine Mails versendet!

Das stimmt.
Der Grund ist, dass wir bei Bluepingu zur digitalen Zusammenarbeit in Nextcloud ausschließlich sogenante Gruppenkalender benutzen. 

Leider ist die Funktion zur Einladung von Teilnehmern per E-Mail in Nextcloud Kalender im Moment nur für persönliche Kalender nutzbar. Bei Gruppenkalendern werden einfach keine Einladungs-E-Mails versendet.

Kalender: Wie kann ich den Standardkalender für neue Termine einstellen?

Wenn man einen neuen Termin anlegt, wird automatisch der oberste Kalender in der Terminliste (linke Spalte) vorausgewählt,

Generell sind nur Kalender wählbar, für die man Bearbeitungsrechte besitzt: Kalender von Projekten, bei denen man nicht aktiv ist, können nur eingesehen aber nicht bearbeitet werden. Standardmäßig ist der Kalender Bluepingu ganz oben.

Um einen anderen Kalender vorauszuwählen, muss man diesen in der eigenen Kalenderliste per Drag-and-drop an die oberste Stelle ziehen. 

Kalender: Kann ich die Bluepingu-Cloud auch für private Termine nutzen?

Nein!
Bitte trage keine privaten Termine in Bluepingu-Gruppenkalender ein und lege keine eigenen Kalender für private Termine an.

Jitsi: Ich höre meine eigene Stimme als Echo!

Das Problem bei Echo-Effekten ist meist die Mikrofon-Lautsprecher-Kombination eines/einer anderen Teilnehmer*in (oft mit Mobiltelefonen und Freisprechfunktion).

Wenn du sprichst, kommt deine Stimme aus dem Lautsprecher des Teilnehmers und wird sofort wieder als Audio über sein Mikrofon zu dir übertragen.

Echos lassen sich ziemlich leicht durch zwei Maßnahmen vermeiden.

  • Nutzung eines Kopfhörers / Headsets statt Computer-Lautsprecher
  • Stummschaltung von Teilnehmern, die gerade nicht sprechen (selbst oder durch Moderator*innen)

Jitsi: Es erscheint die Meldung »You're using a browser we don't support.«

Am Desktop-Rechner oder Notebook:

Du nutzt einen Browser, der die Video-Technologie von Jitsi nicht ausreichend gut unterstützt, z.B. Internet Explorer.
Lösung: Nutze stattdessen Google Chrome (oder einen auf Chromium basierenden Browser wie Vivaldi) oder installiere die Jitsi Desktop-App. (Download unter: https://github.com/jitsi/jitsi-meet-electron/releases)

Am Tablet oder Mobiltelefon:

Du versuchst Jitsi über einen Browser zu nutzen.
Lösung: Nutze stattdessen die Jitsi Mobil-App aus deinem App Store.

Jitsi: Kein Video unter MacOS

Benutzt du den Browser Safari?

Mit Safari sind im Moment nur Audio-Verbindungen möglich!
Lösung: Nutze den Browser Google Chrome (oder einen anderen auf Chromium basierenden Browser wie Vivaldi) oder die Jitsi Desktop-App. (Download unter: https://github.com/jitsi/jitsi-meet-electron/releases)

Jitsi: Kann ich jetzt Firefox benutzen?

Firefox kann inzwischen mit unserem Jitsi-Server verwendet werden!

Nachdem wir Firefox-Benutzer aufgrund von mangelnder Unterstützung von wichtigen Web-Video-Funktionen anfangs ganz ausperren müssten, wurden sowohl Firefox als auch Jitsi Meet inzischen durch Updates verbessert. Es ist also wichtig, die neueste Firefox-Version (Okt. 2020 = Version 81.X) zu verwenden (Firefox wird normalerweise automatisch aktualisiert).

Wie ist die Telefonnummer für Bluepingu-Telefonkonferenzen?

0911 3475792
Es können sich max. 10 Personen (mit Jitsi nur 9) gleichzeitig einwählen.

Jitsi & Moderation: Wie kann ich für alle einen Timer / Countdown einblenden?

Timer oder Countdown innerhalb von Jitsi:

  • Öffne ein neues Browser-Fenster (kein Tab), rufe www.bigtimer.net auf.
  • Öffne ein weiteres Browser-Fenster oder Tab und nehme ein 2. Mal an deiner Konferenz Teil (z.B. unter dem Namen "Timer"). Die URL für die Konferenz (beginnend mit meeting.bluepingu.eu - du kannst sie aus der Adressleiste deines aktuellen Konferenz-Fensters kopieren).
  • Teile im Jitsi-Timer-Fenster deinen Bildschirm und wähle als Quelle das Browser-Fenster mit bigtimer.net.
  • Konfiguriere den Timer von bigtimer.net und starte ihn.

Dieses Vorgehen können nur Jitsi-Teilnehmer mit Browser anwenden, nicht Jitsi-Benutzer per App.

Jitsi & Moderation: Kann ich Breakout-Rooms nutzen?

Jitsi unterstützt keine automatische Aufteilung der Teilnehmer in Breakout-Rooms.

Mit ein wenig Absprache kannst du als Moderator allerdings sehr leicht eine manuelle Aufteilung deiner Konferenzteilnehmer in getrennte Besprechungsräume organisieren:

  • Lege manuell Raumnamen für jedes Breakout fest - z:B. ag-1, ag-2 usw.
  • Kommuniziere im Jitsi-Chat eine Liste mit den Links für jeden Breakout-Room:
    - AG 1 trifft sich in meeting.bluepingu.eu/ag-1
    - AG 2 trifft sich in meeting.bluepingu.eu/ag-2
    - usw.
  • Zum Breakout-Start öffnet jeder Teilnehmer den Link seines Breakout-Rooms in einem neuen Browser-Fenster/-Tab.
  • Zum Breakout-Ende schließt jeder Teilnehmer einfach seinen Breakout-Tab / sein Breakout-Fenster und nutzt wieder das Fenster des Hauptmeetings.

WICHTIG:

  • Im Haupt-Meeting sollten alle bis auf den Moderator Mikrofon und Kamera deaktivieren.
  • Im Haupt-Meeting sollte während des Breakouts nicht gesprochen werden.
  • Nutzer der Apps können leider nicht an Haupt- und Breakout-Meeting gleichzeitig teilnehmen. Sie müssen das Hauptmeeting verlassen und nach der Breakout-Session manuell zurückkehren.

Jitsi: Wie kann ich ungebetene Teilnehmer verhindern bzw. aussperren?

Unser Jitsi-Meeting-Server ist prinzipiell öffentlich zugänglich, sofern man seine Internetadresse kennt. Falls jemand zudem den Raumnamen kennt oder errät, kann ein ungebetener Besucher euer Meeting stören.

Es gibt drei Möglichkeiten Störer zu verhindern:

  1. Wähle einen nicht erratbaren Raumnamen für dein Meeting bzw. hänge eine zufällige Zeichenfolge an den Namen an.
    Beispiel: zerowaste-21B15
     
  2. Kommuniziere bei deiner Einladung zum Meeting zusätzlich zum Raumnamen bzw. Meeting-Link auch ein Passwort.
    • Als Organisator des Meetings musst du das Passwort zwar im Vorfeld kommunizieren, du musst es aber NICHT vorher in Jitsi irgendwo eingeben.
    • Allerdings solltest du als Organisator das Meeting als erster betreten, um Moderator zu werden. Als Moderator kannst du über das gelbe Security-Icon rechts unten das Passwort für das aktuell laufende Meeting setzen.
  3. Aktiviere für dein Meeting eine Lobby. Der Zugang zum Meeting ist dann nur mit Genehmigung möglich.
    • Als Organisator solltest du das Meeting als erster betreten, um Moderator zu werden. Als Moderator kannst du über das gelbe Security-Icon rechts unten die Lobby aktivieren.
    • Wenn nun eine neuer Teilnehmer eintreten will, erscheint für die bestehenden Teilnehmer ein Popup, in dem der Zutritt erlaubt oder abgelehnt werden kann.

Jitsi: Wie lege ich ein neues Meeting an?

Das musst du gar nicht! 
Im Gegensatz zu anderen Videokonferenz-Lösungen, die Metadaten speichern oder Kosten abrechnen müssen, braucht ein Jitsi-Meeting keinerlei Vorbereitung in der App selbst!

Das einzige was du tun musst ist, einen Meeting-Namen zu bestimmen. Z.B.: Projektbesprechung-749. Diesen Meetingnamen kannst du den Teilnehmern z.B. per Messenger oder E-Mail zusammen mit dem Link des Bluepingu Konferenz-Servers (siehe oben) mitteilen.

Alternativ kannst du die URL des Servers und den Meetingnamen zu einer Direkt-URL zusammenführen: Z.B.: 

meeting.bluepingu.eu

 + Projektbesprechung-749 =

meeting.bluepingu.eu/Projektbesprechung-749

Jitsi: Der Bluepingu Jitsi-Server ist/war nicht erreichbar.

Lösung: Nutze den Jitsi-Server von Freifunk München unter https://meet.ffmuc.net

Wenn du deine Konferenz in den Bluepingu-Kalender in Nextcloud einträgst, werden zu dieser Zeit keine Wartungsarbeiten vorgenommen,

Nextcloud Umfragen: Kann ich damit eine Abstimmung während einer Videokonferenz machen?

Belege / Dokumente scannen: Welches Dateiformat soll ich nutzen?

Bitte lade ausschließlich PDF-Dateien hoch! 

Die meisten Scanner-Apps können direkt PDFs speichern. Bildformate wie JPG machen uns zusätzliche Arbeit bei der Datenverarbeitung.

Belege / Dokumente scannen: Welche Hardware und Software soll nutzen?

  • Sollte dir ein Einzugsscanner zur Verfügung stehen, ist das die beste und schnellste Scan-Möglichkeit für Zahlungsbelege. Im Bluepingu-Büro steht auch ein Einzugsscanner (Fujitsu) zur Verfügung.
  • Ein DIN A4 Flachbettscanner (z.B. für Fotos) kann natürlich ebenso benutzt werden: Scanne Belege am besten in der Auflösung 300 dpi.

Auch Smartphones und Tablets bieten eine schnelle Möglichkeit Belege zu digitalisieren, indem man sie abfotografiert. Spezielle Scan-Apps unterstützen zudem bei der Beseitigung von Verzerrungen und stellen die Helligkeit von Papier automatisch richtig ein. Allerdings haben viele kostenlose-Scan-Apps ein Datenschutz-Problem: Sie laden die fotografierten Belege häufig auf einen Server des Anbieters hoch. Vertrauliche Belege (z.B. private Rechnungen aus dem Gesundheitssektor) werden dann zusammen mit deinen Nutzerdaten an Werbenetzwerke verkauft.

  • Unter iOS kannst du entweder die mitgelieferte App "Dateien" oder die Nextcloud-App verwenden, sofern du sie sowieso schon installiert hast. (...-Buuton bzw. Plus-Button / Dokument scannen). 
    Mit der Dateien-App kannst du die gescannten Belege direkt auf deinem Gerät speichern.
    Die Nextcloud-App nutzt zur Speicherung automatisch die Bluepingu-Cloud - z.B. deinen Ordner _PrivateDaten oder deinen Projektordner. Zur Nutzung unseres Web-Upload-Formulars für Rechnungen musst du die gescannten Dateien kurz auf deinen Rechner kopieren oder in der Nextcloud-App zum lokalen Download markieren.
  • Unter Android hat die Nextcloud-App im Moment leider keine Scanfunktion.
    Wir empfehlen die folgenden datenschutzkonformen und trackingfreien Apps:

Nextcloud: Update von Nextcloud über Kommandozeile

  • Wechsle ins Verzeichnis /html/nextcloud
  • Starte das Update-Script mit 
php_cli updater/updater.phar
  • Beantworte die Frage Start update? mit y
  • Beantworte die Frage Keep maintenance mode active? mit N
  • Logge dich als Administrator ein und kontrolliere unter Einstellungen / Übersicht auf Fehlermeldungen

E-Mail-Konto: Wie kann ich mein E-Mail-Passwort ändern?

Melde dich im Bluepingu-Kundencenter an.

Projekt/Kundennummer = <deineadresse>@bluepingu.org
Passwort = <Dein Bluepingu-Erstpasswort>

Nach dem Login klicke rechts neben deiner E-Mail-Adresse das Stiftsymbol und lege im folgenden Dialog dein neues Passwort fest.

E-Mail-Verteiler: Wie erkenne ich, ob eine E-Mail-Adresse ein Verteiler oder ein normales Postfach ist?

Ob es sich bei einer Bluepingu E-Mail-Adresse um einen E-Mail-Verteiler oder um ein normales Postfach handelt kann nicht in allen Fällen erkannt werden.

  • Eine Adresse mit @bluepingu.org ist in jedem Fall eine persönliche E-Mail-Adresse eines Bluepingu-Mitglieds.
  • Eine Adressen mit @bluepingu.net ist in jedem Fall ein E-Mail-Verteiler.

Zur vereinfachten Nutzung und Rückwärtskompatibilität mit schon länger bestehenden Bluepingu E-Mail-Verteilern haben viele Verteiler eine Alias-Adresse mit bluepingu.de. 

  • Bei bluepingu.de-Adressen ist die Erkennung deshalb nicht zweifelsfrei möglich.

E-Mail-Konto: Wie richte ich meine Adresse am iPhone ein?

Für die Einrichtung in Mail unter iOS gibt es keine Besonderheiten, allerdings ist der Vorgang in den verschachtelten Einstellungsmenüs von iOS allgemein etwas unübersichtlich.

In iOS 14 (Stand 2021-04) befinden sich die Einstellungen für E-Mail-Konten unter :
App Einstellungen / Mail / Accounts

Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung von unserem Internet-Provider (ab Schritt 2 bzw. 3 aktuell)
https://www.mittwald.de/faq/e-mail/webmailer/e-mail-einrichtung-apple-iphone